(趣旨)

第1条　この規程は、佐賀県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「課」とは、総務課、業務課及び会計課をいう。

(公文の種類)

第3条　公文の種類は、次のとおりとする。

(設置)

第4条　総務課に文書主任を置く。

(掌理事項)

第5条　文書主任は、次に掲げる事項を掌理する。

(備付帳簿)

第6条　総務課に次の帳簿を置く。

(帳簿の作成)

第7条　前条第1号及び第2号の帳簿は、暦年により、第3号及び第4号の帳簿は、会計年度により作成しなければならない。

(到達文書の処理)

第8条　到達した文書は、総務課において収受するものとする。

(到達文書の処理の特例)

第9条　主管課で直接受領した文書のうち定例又は軽易なものについては、前条の規定にかかわらず、その課において適宜処理することができる。

(文書の返付)

第10条　配布を受けた文書に、その課の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課長に返付しなければならない。

(処理方針)

第11条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、常に文書の処理促進に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(起案)

第12条　事務を処理するには、文書をもってしなければならない。ただし、特に急を要するものは口頭で処理し、処理後速やかに文書をもって上司に報告しなければならない。

第13条　起案は、起案用紙(様式第6号)を用い、軽易なもの又は閲覧に止まるものは、当該文書の余白に必要事項を記し、起案用紙を用いないものとする。

(供覧等)

第14条　前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」又は「回覧」と記載し、関係者に供覧し、又は回覧するものとする。なお、処理について長期の日時を要すると認められるものなどは、当該文書の上部余白に「一応供覧」と朱書し、速やかに上司の閲覧に供するものとする。

(重要事項等)

第15条　重要な文書又は急を要する文書には、起案用紙の所定の箇所に「重要」又は「至急」と記入し、特に必要があるものについては、起案者又はその上司が持ち回って決裁を受けなければならない。

(決裁区分の表示)

第16条　起案文書には、佐賀県後期高齢者医療広域連合事務決裁規程(平成19年広域連合訓令第1号)の定めるところにより、次の決裁区分を表示しなければならない。

(課相互間の文書の往復)

第17条　他の課との関係事項については、あらかじめ電話又は口頭をもって協議し、課相互間の文書の往復は、やむを得ないものにとどめなければならない。

(合議文書の処理)

第18条　起案の内容が他の課に関係を有するときは、当該起案文書を関係を有する課に合議しなければならない。

(文書の審査)

第19条　次の文書は、総務課に合議し、その審査を受けなければならない。

(決裁日付)

第20条　決裁済みの文書には、その所定欄に各課において決裁日付を記入しなければならない。

(文書番号)

第21条　発送文書は、軽易な文書を除き、別に定める記号を冠し、文書収発簿の番号を付さなければならない。ただし、指令については、別に番号を設けることができる。

(法規等番号簿の記帳)

第22条　条例、規則、告示、公告、訓令及び達には、各種別名を表示し、総務課において種別ごとに暦年により順次番号を付し、法規等番号簿に記載するものとする。

(文書の発信者名)

第23条　文書の発信者名は、権限を有する者の名を用いなければならない。ただし、往復文書については事案の内容及びあて先により、適宜課長名等を用いることができる。

(文書の浄書)

第24条　浄書を要する文書については、起案課において浄書し、決裁文書と校合しなければならない。

(公印)

第25条　発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、書簡文又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(施行済の表示)

第26条　施行又は発送を終った文書の起案文書には、施行年月日を記入しなければならない。

(文書整理の原則)

第27条　文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(未処理文書の整理及び保管)

第28条　未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理)

第29条　文書が完結したときは、主管課において、次の基準によりこれを編集し、成冊しなければならない。

(保存期間)

第30条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

(保存期間の起算)

第31条　文書の保存期間は、会計年度によるものは当該文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(簿冊の引継ぎ)

第32条　会計年度編集の簿冊は、翌年8月31日までに、暦年編集のものは翌年3月31日までに引継目録(様式第7号)を添えて総務課長に引き継がなければならない。

(引継簿冊の審査)

第33条　総務課長は、簿冊の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期限等の適否につき、これを審査するものとする。

(簿冊の収蔵)

第34条　総務課長は、審査の結果適当と認める簿冊を書庫に収蔵しなければならない。

(簿冊の閲覧)

第35条　収蔵簿冊を閲覧しようとする者は、文書主任を経て総務課長に申し出なければならない。

(職員以外の閲覧禁止)

第36条　収蔵簿冊は、職員のほかこれを閲覧することができない。ただし、特に総務課長の許可を受け、かつ、職員が立ち会うときはこの限りでない。

(廃棄)

第37条　総務課長は、保存期限を経過した簿冊につき、主管課長と合議の上、廃棄の手続をとらなければならない。

(簿冊廃棄上の注意)

第38条　廃棄簿冊で機密に属するもの又は印影等で他に悪用のおそれがあると認めるものは、その部分を焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。

(報告及び文書審査)

第39条　総務課長は、必要と認めるときは、文書主任に対し、その取り扱った文書又は関係帳簿につき報告又は提出を求めて審査することができる。

(その他)

第40条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。